Инвентаризация в аптеке: порядок, особенности и ответственность

Инвентаризация в аптеке — не рутинная процедура, а настоящий финансовый щит организации. Правильно проведённая инвентаризация гарантирует точность отчетности, и позволяет избежать серьезных штрафов. В этой статье мы последовательно рассмотрим, как проходит инвентаризация в аптеке по закону, какие виды инвентаризаций существуют и какую ответственность несут работники при выявлении недостач.

Содержание:

• Что такое инвентаризация
• Порядок проведения инвентаризации в аптеке
• Особенности проведения инвентаризации отдельных групп препаратов
• Виды инвентаризации в аптеке: плановая и внеплановая
• Ответственность работников при выявлении недостачи
• Ответственность аптеки при выявлении недостачи
• Резюмируем

---

Что такое инвентаризация

Такая проверка необходима с точки зрения финансового учета — для достоверной отчетности, а также для обеспечения надлежащего хранения и обращения лекарственных препаратов. Согласно ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждая организация обязана проводить инвентаризацию своих активов и обязательств — в ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие имущества, которое затем сравнивается с данными бухгалтерских регистров [1]. 

Порядок проведения инвентаризации в аптеке:

• Планирование и приказ о проведении инвентаризации
• Формирование инвентаризационной комиссии
• Подготовка к инвентаризации
• Проведение инвентаризации — сплошная проверка наличия
• Оформление результатов: описи и сличительные ведомости
• Сроки проведения инвентаризации и представления документов
• Учет результатов инвентаризации
• Если выявлены недостачи или излишки

Планирование и приказ о проведении инвентаризации 

Инвентаризация в аптеке начинается с издания распорядительного документа — приказа руководителя об ее проведении. В этом приказе указывается, где и когда провести проверку, что именно инвентаризируется и по какой причине, а также состав комиссии [2].

Для аптечных организаций применяют унифицированную форму № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 [3]. 

Бланк формы ИНВ-22

Эта форма предусматривает указание всех ключевых параметров [3]: 

• Перечень ценностей, подлежащих проверке
• Состав инвентаризационной комиссии: председатель и члены комиссии с указанием должностей и ФИО 
• Даты начала и окончания инвентаризации
• Причина ее проведения: например, плановая годовая проверка, смена материально ответственного лица или внеплановая ревизия в связи с выявлением нарушений
• Крайний срок предоставления результатов в бухгалтерию

Форму ИНВ-22 можно использовать в бумажном или электронном виде. С 2013 года применение унифицированных форм носит рекомендательный характер — коммерческие организации вправе разработать собственные бланки, содержащие все необходимые реквизиты [2]. Тем не менее, многие аптеки продолжают пользоваться типовыми формами ради удобства и соответствия стандартам. 

Важно, чтобы приказ был доведен до всех участников инвентаризации под подпись. Члены комиссии и материально ответственные лица ставят свои подписи, подтверждая ознакомление с приказом [2]. Кроме того, приказы о проведении инвентаризаций регистрируются в специальном журнале контроля – обычно используется унифицированная форма № ИНВ-23, также утвержденная постановлением Госкомстата № 88.  При желании организация может вести и собственный журнал [2]. 

Бланк формы ИНФ-23

Формирование инвентаризационной комиссии [4]

Для проведения инвентаризации приказом назначается инвентаризационная комиссия. В состав комиссии обычно включаются: 

• представители администрации аптеки (например, заведующий или его заместитель),
• сотрудник бухгалтерии либо ответственный за учет, 
• другие компетентные работники — провизоры, фармацевты, иногда товароведы или специалисты складского учета. 

Возможен вызов независимых экспертов или аудиторов, если это необходимо для объективности проверки. 

Комиссия может быть постоянно действующей — на весь год, для всех инвентаризаций, либо создаваться как рабочая — на время конкретной проверки. В аптеке с небольшим штатом функции комиссии может выполнять ревизионная комиссия организации (если таковая имеется). 

Нормативно состав комиссии и порядок ее работы регламентируются методическими указаниями Минфина и внутренними документами организации. 

Материально ответственные лица обязательно присутствуют при подсчете тех ценностей, за которые они отвечают. Если в аптеке несколько материально ответственных (например, отдельно по складу и торговому залу), инвентаризация проводится раздельно по зонам хранения с участием каждого ответственного.

Подготовка к инвентаризации

Перед началом проверки комиссия получает от материально ответственных лиц все последние на день инвентаризации первичные документы по движению товаров: 

• приходные документы (накладные на поступление лекарств, акты приемки); 
• расходные документы (накладные на отпуск товара, чековые отчеты, списания и т.п.);
• отчеты о движении материальных ценностей за рассматриваемый период.

Необходимо убедиться, что на момент начала инвентаризации бухгалтерия внесла все поступления и списания в учет. 

Материально ответственные лица письменно подтверждают, что: 

• все приходные и расходные документы, относящиеся к имуществу, сданы; 
• все товарно-материальные ценности, поступившие на их ответственность, учтены, а выбывшие — списаны. 

Обычно такое подтверждение оформляется в виде расписки, которую ответственное лицо пишет в инвентаризационной описи или отдельном документе. После этого остатки ценностей по учетным данным «замораживаются» — ни прием, ни отпуск товаров во время инвентаризации не должны проводиться, чтобы не исказить результаты. 

Комиссия заранее готовит необходимые бланки инвентаризационных описей и актов, инвентаризационные ярлыки (этикетки) при необходимости маркируют секции товаров. Также проверяется готовность оборудования — весов, сканеров штрих-кодов, если они используются для облегчения подсчета [1,4].

Проведение инвентаризации — сплошная проверка наличия 

Инвентаризация в аптеке проводится методом прямого подсчета всех товарно-материальных ценностей. Комиссия производит обязательный подсчет, взвешивание или обмер каждого наименования товара, если это применимо, чтобы определить фактическое наличие. 

Лекарственные препараты пересчитываются поштучно или по упаковкам, жидкости измеряются объемом, сыпучие вещества могут взвешиваться. 

Очень важно соблюдать принцип сплошной проверки: проверке подлежит все имущество, числящееся за аптекой, независимо от его местонахождения. В частности, инвентаризация охватывает товары в торговом зале, на складе аптеки, в кладовых, а также товары, переданные на ответственное хранение, консигнацию или находящиеся в пути, если такие имеются и числятся на балансе аптеки. 

Необходимо также проверить имущество, не принадлежащее аптеке, но находящееся у нее, например, лекарства, взятые на реализацию, лекарственные препараты на комиссию — они инвентаризируются отдельно, с указанием владельца, чтобы не смешивать с собственными товарными запасами. 

В процессе подсчета комиссия заносит данные в инвентаризационные описи — это опись фактического наличия ценностей. Для удобства обычно составляются отдельные описи по группам товаров или по местам хранения. Например, одна опись — по лекарствам на складе, другая — по товарам в торговом зале, либо описи по категориям: рецептурный отпуск, безрецептурный отдел и т.д. Внутри описи лекарства группируются: как правило, раздельно по фармакологическим группам или в алфавитном порядке, либо по материально ответственным группам. 

Лекарственные средства инвентаризируются по каждому наименованию, с указанием формы выпуска, дозировки и единицы измерения — упаковки, флаконы, ампулы и т.п. Важно, что для достоверности описи заполняются непосредственно в ходе проверки, а не заранее; в них нельзя оставлять пустые строки, чтобы не было дописок после проверки. 

Каждый член комиссии обычно ставит подпись на каждой странице описи, подтверждая внесенные данные. Проверка фактического наличия имущества, как отмечалось, проводится при обязательном участии материально ответственного лица — ответственный работник присутствует рядом с комиссией и, как правило, также пересчитывает вместе с комиссией или контролирует правильность подсчета. Такая мера служит гарантией, что ни комиссия, ни сам работник не смогут оспорить потом результаты — все одновременно видят реальное наличие [1,4].

Оформление результатов: описи и сличительные ведомости 

После того как все товары подсчитаны, инвентаризационные описи должны быть надлежащим образом оформлены и подписаны. Каждый член комиссии и материально ответственное лицо подписывают описи на последней странице, удостоверяя, что проверка проведена полно и правильно, их подписи подтверждают отсутствие претензий к процедуре [1,4]. 

Если по какому-то имуществу учетное количество не совпадает с фактическим, по таким позициям составляются сличительные ведомости [1,4]. 

Бланк формы ИНФ-19 (сличительная ведомость)

Допустимо объединение описи и сличительной ведомости в одном документе: например, программное обеспечение учета может сформировать сводную форму, где по каждому товару приведены графы «по учету» и «по факту» и автоматически рассчитано отклонение. Главное — чтобы все отклонения были зафиксированы и подтверждены подписями комиссии.

После оформления описи материально ответственное лицо обычно пишет на ней заключительную фразу о том, что проверку провели в его присутствии, претензий к комиссии нет, с результатами согласен, либо, если не согласен — делается об этом отметка. Эта подпись важна для урегулирования возможных споров. 

Сроки проведения инвентаризации и представления документов 

Конкретные сроки (даты) проведения инвентаризации устанавливаются руководителем организации и фиксируются в приказе [3,4]. Обычно указывается дата начала проверки и дата ее окончания, а также срок сдачи материалов в бухгалтерию [3].

Инвентаризация не должна чрезмерно растягиваться по времени, иначе ее результаты теряют актуальность. В небольших аптеках проверка обычно проводится за один день, иногда за несколько часов, после закрытия аптеки. В крупных аптеках или аптечных складах может понадобиться несколько дней — тогда важно, чтобы на период проведения проверки движение товаров приостанавливалось или контролировалось. 

В приказе может быть указано, что инвентаризация проводится, например, с 1 по 3 октября, и материалы должны быть сданы в бухгалтерию не позднее 4 октября [3,4]. В установленные сроки комиссия передает все оформленные описи, ведомости и прочие документы (например, объяснительные записки о причинах расхождений, если такие затребованы) в бухгалтерию для обработки результатов.

Учет результатов инвентаризации 

После завершения подсчета и документального оформления комиссия представляет итоги. Руководство аптеки рассматривает результаты инвентаризации и принимает решения по выявленным расхождениям. 

Если речь о годовой (итоговой) инвентаризации, ее результаты включаются в годовую бухгалтерскую отчетность [1,4]. Задержка с отражением результатов недопустима, иначе отчетность организации может быть искажена. Бухгалтерская служба обязана проконтролировать полноту и своевременность проведения инвентаризации и оперативно отразить все выявленные расхождения на счетах учета.

Если выявлены недостачи или излишки

В случае если при проверке обнаружено полное соответствие — фактические остатки равны учетным, — инвентаризация завершается составлением отчета комиссии, и руководитель утверждает, что учет ведется верно. Однако на практике часто возникают инвентаризационные разницы — недостачи или излишки. Порядок их учета регламентирован нормативно. 

Выявленные излишки товаров принимаются к учету: «лишние» медикаменты, не учтенные ранее, устанавливаются на баланс аптеки. Согласно учетным правилам, такие излишки отражаются по рыночной или учетной стоимости как внеоперационный (прочий) доход организации. 

С недостачами ситуация сложнее. Выявленная недостача означает, что каких-то препаратов фактически меньше, чем должно быть. Первым делом комиссия выясняет причины: недостача может возникнуть из-за учетной ошибки (например, неверно списали лишнее ранее), естественной убыли или порчи, кражи, ошибки при отпуске товара или недобросовестных действий. 

Материально ответственные лица обычно предоставляют письменные объяснения о причинах недостачи. Далее встает вопрос — кто будет покрывать ущерб. По правилам бухучета недостачу сначала отражают на специальном счете учета потерь — счет 94 «Недостачи и потери», а затем списывают в зависимости от решения руководства: или на затраты организации, или на виновных лиц [6,7]. 

Нормативно предусмотрено три основных варианта, как покрыть ущерб при недостаче [1,4]:

• В пределах норм естественной убыли

Для некоторых категорий товаров установлены нормы естественной убыли, например, потери от усушки, боя, испарения при хранении. Если недостача укладывается в эти нормы, ее могут списать как естественную убыль на издержки предприятия.

В фармацевтической отрасли нормы естественной убыли, как правило, минимальны: лекарства обычно хранятся в герметичной упаковке, потеря массы или объема незначительна. Однако, к примеру, бой ампул или бутылок, усушка сырья — такие потери могут списываться на основании норм. В таком случае стоимость недостающего товара включается в издержки аптеки, уменьшая ее прибыль, и материально ответственное лицо не несет финансового наказания, если не выявлено нарушений [6,8].

• За счет материально ответственных лиц

Если недостача вышла за рамки естественной убыли и произошла по вине конкретных работников, стоимость утраченных ценностей взыскивается с них. Материально ответственные лица обязаны возместить прямой ущерб в полном размере — подробнее ответственность работников рассмотрим далее. 

В учете сумма недостачи списывается с баланса товаров и переходит в разряд дебиторской задолженности работника (или нескольких работников) перед организацией, либо сразу погашается удержанием из зарплаты/внесением денег. 

Например, бухгалтерия спишет недостачу товаров с кредита счета учета товаров и отнесет на счет расчетов с работником — до компенсации. Далее из зарплаты работника удерживается определенная сумма или он вносит деньги в кассу для погашения ущерба. 

• За счет хозяйствующего субъекта (организации)

Если недостача ценностей не может быть отнесена на конкретных лиц, например, виновные не установлены или ущерб возник по причинам, не зависящим от персонала, — тогда убыток ложится на саму аптечную организацию. В этом случае стоимость пропавших лекарств списывается на прочие расходы аптеки, снижая ее финансовый результат. 

Например, если выяснено, что недостача произошла из-за кражи третьими лицами (взлом, ограбление) и взыскать не с кого, либо по решению руководства нецелесообразно взыскивать с персонала, то потеря фиксируется как убыток предприятия. Конечно, при краже организация может попытаться возместить ущерб через страховую компанию, если имущество было застраховано, или через судебный иск к злоумышленникам, но это уже вне рамок внутренней инвентаризации [4,6,11].

Во всех случаях результаты инвентаризации оформляются актом, который утверждается руководителем аптечной организации. Руководитель издает распоряжение о регулировании инвентаризационных разниц — документ, где указано, какие излишки оприходовать, какие недостачи и за счет чего списать: за счет норм убыли, виновных лиц или организации. 

После этого бухгалтерия делает окончательные проводки в учете. Таким образом, инвентаризация заканчивается не просто фиксацией фактов, но и конкретными решениями по каждому выявленному случаю.

Кроме того, законодательством предусмотрены и другие ситуации, когда инвентаризация имущества обязательна, вне зависимости от внутренних планов организации. Рассмотрим эти случаи подробнее в разделе о видах инвентаризации [6,12].

Особенности проведения инвентаризации отдельных групп препаратов:

• Наркотические и психотропные лекарственные средства
• Ядовитые и сильнодействующие препараты

Как уже отмечалось, общий порядок инвентаризации в аптеке дополняется специальными правилами для отдельных категорий лекарственных средств. Прежде всего это наркотические и психотропные вещества, а также ядовитые и сильнодействующие препараты. Эти группы относятся к предметам строгого учета и контроля, поэтому инвентаризация таких средств имеет свои особенности.

Наркотические и психотропные лекарственные средства

Наркотические средства и психотропные вещества, используемые в медицинских целях, подлежат особенно строгому учету. Деятельность, связанная с обращением этих препаратов, регулируется отдельными нормативными актами – в том числе Федеральным законом от 08.01.1998 № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» и изданными в его развитие приказами Минздрава и постановлениями Правительства РФ. 

Любая аптека, имеющая лицензию на работу с наркотическими/психотропными лекарствами, обязана вести предметно-количественный учет (ПКУ) этих препаратов [13].

Приказом Минздрава России от 17.06.2013 № 378н утверждены Правила регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, подлежащих ПКУ, в специальных журналах учета [14]. В соответствии с ним аптека должна фиксировать в журнале каждое поступление наркотического препарата, каждый его отпуск или списание, с указанием даты, количества, данных документа-основания и ответственного лица. Такие журналы прошнуровываются, пронумеровываются и хранятся отдельно. Срок хранения журналов — не менее 5 лет [14].

Инвентаризация наркотических препаратов фактически происходит ежедневно на оперативном уровне — каждый день ответственный фармацевт сверяет остаток по каждому наименованию наркотического средства с данными журнала. Это необходимо, чтобы немедленно выявить возможную недостачу или ошибку. 

Кроме того, не реже 1 раза в месяц в аптеках проводится внутренний пересчет всех наркотических средств комиссией из числа сотрудников аптеки. Как правило, при смене материально ответственного лица, отвечающего за наркотические препараты (например, при смене провизора, уволившегося или ушедшего в отпуск), проводится внеплановая инвентаризация всех наркотических лекарств в присутствии старого и нового ответственного работника и представителей администрации, чтобы зафиксировать точные остатки на момент передачи ответственности. Результаты такой инвентаризации оформляются актом, который подписывают обе стороны и комиссия.

При годовой (общей) инвентаризации аптеки наркотические и психотропные препараты обычно инвентаризируются отдельно, последним этапом, после остальных товаров, и с особо тщательным контролем. Все данные сверяются с записями специальных журналов ПКУ. 

Материально ответственные лица, допущенные к работе с наркотическими средствами, несут не только обычную, но и повышенную материальную ответственность. Специальная норма содержится в ст. 56 Федеральным законом № 3-ФЗ: «Фармацевтические работники, имеющие доступ к наркотическим средствам, в случае хищения или недостачи, произошедших по их вине вследствие ненадлежащего исполнения обязанностей, обязаны возместить ущерб в стократном размере». 

Иными словами, если по вине сотрудника пропал наркотический препарат, он компенсирует аптеке сумму, в 100 раз превышающую стоимость утраченного. Эта мера призвана крайне строго мотивировать персонал к сохранности таких препаратов. Следует подчеркнуть, что указанная ответственность наступает именно при виновном нарушении со стороны работника, например, неправильное хранение, сокрытие недостачи или хищение. Если же недостача возникла в результате форс-мажора (например, ограбление аптеки вооруженными лицами), то данная норма не применяется к невиновному работнику, хотя организация и обязана сообщить о происшествии в правоохранительные органы [13].

Кроме материальной ответственности, утрата наркотических и психотропных веществ может повлечь и административную, и уголовную ответственность. В КоАП РФ предусмотрены штрафы для юридических лиц за нарушения правил хранения и учета наркотических средств, вплоть до приостановления деятельности аптеки. Статьи 228.2, 229 УК РФ устанавливают наказания за утрату наркотических средств вследствие нарушения правил обращения с ними. Поэтому фармацевтическая организация, столкнувшись с недостачей наркотических препаратов, обязана не только взыскать ущерб с виновных, но и уведомить органы правопорядка – в противном случае руководство аптеки само рискует быть привлеченным к ответственности [15].

Согласно письму Минздрава России от 13.04.2018 № 25-4/10/2-2385, организации, работающие круглосуточно, могут проводить ежемесячную инвентаризацию наркотических и психотропных лекарственных средств в даты, отличные от последнего рабочего дня месяца. При этом в последний рабочий день месяца необходимо зафиксировать фактические остатки этих препаратов и сопоставить их с учетными остатками, рассчитанными по журналу регистрации. Это необходимо для правильного переноса данных на первый рабочий день следующего месяца. 

Минздрав России в письме от 26.01.2018 № 25-4/10/2-425 уточняет, что ежемесячная инвентаризация может осуществляться как в первый рабочий день месяца, так и в любой другой день месяца по усмотрению организации. При этом важно соблюдать требование о ежемесячном составлении баланса и фиксации результатов инвентаризации в журнале регистрации. В частности, в графе 18 журнала «Отметка об инвентаризации» необходимо указать дату проведения проверки и номер сличительной ведомости, а фактические остатки наркотических и психотропных веществ отражаются непосредственно в ходе самой инвентаризации.

Ядовитые и сильнодействующие препараты

Исторически в фармации их относили к спискам «А» (ядовитые) и «Б» (сильнодействующие) для целей учета и хранения. В современном законодательстве конкретный перечень таких препаратов утвержден нормативными актами Минздрава и Минпромторга РФ — в частности, перечень сильнодействующих веществ установлен постановлением Правительства РФ для целей контроля незаконного оборота, например, перечень к ст.234 УК РФ. 

В аптечной практике под сильнодействующими понимаются, например, некоторые гормональные, сердечные препараты, высокотоксичные химиопрепараты, а к ядовитым относятся препараты на основе ядов (растительных или химических) используемые в медицине. Многие из них также включены в список ПКУ. Например, сильнодействующие снотворные или анаболические средства могут подлежать ПКУ наряду с психотропными.

Учет и инвентаризация ядовитых и сильнодействующих лекарств осуществляются согласно положений из приказа МЗ РФ № 378н [14]. Операции с такими препаратами тоже фиксируются в специальных журналах, как правило, в тех же, что и для ПКУ препаратов, либо в отдельных журналах по разделам. 

Например, каждое поступление и отпуск ядовитого вещества, скажем, стрихнина или цианистого калия, если такие используются в производстве лекарств, регистрируется. Однако в обычной розничной аптеке номенклатура таких позиций невелика, часть ядовитых веществ применяется лишь в производственных аптеках для изготовления препаратов. 

К сильнодействующим лекарствам, находящимся в розничной реализации (например, адреналин, фенобарбитал в составе комбинированных лекарств, сильные обезболивающие ненаркотического профиля), предъявляются требования хранения под замком и учета отпуска.

Инвентаризация этих препаратов обычно проводится так же, как и учет лекарственных препаратов из предыдущей группы — 1 раз в месяц. Комиссия должна инвентаризировать их по видам, наименованиям, формам и дозировкам, аналогично другим медикаментам, но с особой тщательностью и отметкой, что это препараты списков «А» или «Б». 

В инвентаризационной описи такие позиции могут быть сгруппированы особо или отмечены звездочкой, чтобы привлечь внимание при проверке. Фактическое наличие сравнивается с данными специальных журналов учета — предметно-количественного учета. В случае выявления недостачи сильнодействующего или ядовитого препарата алгоритм действий похож на таковой для наркотических: немедленная внутренняя проверка, выяснение причин. 

Хотя закон № 3-ФЗ [13] прямо не распространяется на эти вещества, материально ответственные лица все равно несут полную материальную ответственность по трудовому законодательству и внутренним договорам. Более того, если выявлено хищение сильнодействующих или ядовитых веществ, может наступать уголовная ответственность по другим статьям УК РФ — например, ст.234 УК РФ: незаконный оборот сильнодействующих веществ [15].

Отличие в ответственности для ядовитых и сильнодействующих препаратов заключается в том, что повышенная (стократная) материальная ответственность законом не установлена, такая норма есть только для наркотических или психотропных. Поэтому ответственность работников аптеки за утрату этих препаратов регулируется трудовым законодательством в общем порядке, или, в случае преступного умысла, — уголовным. 

Тем не менее, значительная недостача сильнодействующего лекарства — серьезное нарушение, за которое работник может быть привлечен к полной материальной ответственности, уволен и т.д., а аптека оштрафована регулирующими органами. Практика показывает, что аптеки стараются не допускать расхождений: как и для наркотических, часто внедряются процедуры ежедневного учета — ответственный работник сверяет остатки сильнодействующих препаратов в конце дня. Также при смене ответственных лиц проводится внеплановая ревизия этих позиций.

Обращение с ядовитыми лекарствами требует особого внимания при инвентаризации еще и потому, что может встать вопрос о годности и пригодности таких средств. Если обнаружены просроченные или испорченные сильнодействующие препараты, их нужно изъять из оборота и поместить в изолятор брака до утилизации. 

Инвентаризационная комиссия отмечает такие позиции отдельно, чтобы затем оформить их списание. Списание некачественных лекарств проводится по особым актам — например, можно использовать акт списания по форме ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломке товарно-материальных ценностей», либо форму, разработанную самой аптекой [16]. 

В любом случае, на момент инвентаризации эти препараты уже не считаются товарными запасами и подлежат утилизации, поэтому недостачей не являются (они как бы исключаются из годных остатков). Тем не менее, комиссия фиксирует их наличие и состояние, чтобы соблюсти порядок дальнейшего уничтожения.

Виды инвентаризации в аптеке: плановая и внеплановая

По регулярности и основаниям проведения различают плановые и внеплановые инвентаризации. В аптеке должны проводиться как плановые (периодические) проверки товарно-материальных ценностей, так и внеплановые — по мере наступления определенных событий или выявления проблем.

Плановая инвентаризация

Представляет собой заранее запланированную, периодически проводимую проверку. Основной пример — годовая инвентаризация, обязательная перед составлением годовой отчетности [1]. 

Как правило, аптека проводит полную инвентаризацию всех своих товарных запасов в конце года, чаще всего в декабре, после окончания торгового дня 31 декабря или перед началом нового года. Некоторые организации проводят годовую инвентаризацию немного заранее — например, в конце ноября или в декабре до 31-го числа, при условии, что затем до конца года все операции учтутся и расхождений не будет. Однако оптимально делать на дату, близкую к 31 декабря, чтобы год закрыть точными остатками. 

Законодательство позволяет не проводить повторную инвентаризацию на 31 декабря для тех активов, которые уже проверялись после 1 октября отчетного года [4]. То есть, если аптека сделала полную ревизию товаров в октябре, то на конец года можно взять эти данные, считая их актуальными. Но это касается лишь годовой обязательной инвентаризации.

Кроме годовой, плановые инвентаризации могут проводиться и чаще, по инициативе самой организации. В внутренних правилах аптечной сети может быть закреплено, например, ежеквартальное проведение инвентаризации или выборочные проверки отдельных групп товаров каждый месяц. 

Некоторые крупные аптечные организации практикуют циклические инвентаризации: когда каждый месяц проверяется одна категория товаров, например, в январе — антибиотики, в феврале — витамины и т.д., чтобы за год несколько раз охватить весь ассортимент. Такие плановые мероприятия помогают своевременно выявлять проблемы и не копить большие недостачи к концу года. 

Частота и порядок плановых инвентаризаций прописываются в локальном нормативном акте — положении об инвентаризации или учетной политике организации. Руководитель аптеки, или управляющая компания в случае сети, сам определяет, сколько раз в год проводить инвентаризации и какой охват они будут иметь [4]. Например, можно запланировать одну большую общую ревизию и две-три выборочные проверки в год. 

Внеплановая инвентаризация

Это проверка, проводимая вне заранее установленного графика, при наступлении определенного основания. Как правило, внеплановые инвентаризации проводятся в следующих ситуациях:

• Смена материально ответственного лица. Это одна из наиболее распространенных причин внеплановой инвентаризации в аптеке. При увольнении или переводе работника, ответственного за товар (например, заведующего аптекой, провизора-товароведа, кладовщика склада), или при назначении нового сотрудника на эту должность проводится инвентаризация на дату передачи дел [4]. Такая ревизия необходима, чтобы зафиксировать точный остаток и все недостачи/излишки отнести к периоду ответственности старого работника. 

Проводится она обычно в последний день работы предыдущего материально ответственного и оформляется актом приемки-передачи с участием комиссии. 

Без проведения этой процедуры новый работник не может принять на себя полную материальную ответственность за имущество.

• Выявление фактов хищений, злоупотреблений или порчи ценностей. Если в аптеке обнаружены сигналы неблагополучия — пропажа товара, подозрение на кражу, выявлены случаи порчи медикаментов или иные злоупотребления, — руководство назначает внеплановую инвентаризацию [4]. Цель — установить фактические потери и масштаб проблемы. Например, если охрана задержала сотрудника при попытке вынести товары, сразу же проводится полная ревизия, чтобы понять, сколько и чего пропало. Или при выявлении, что ряд препаратов пришел в негодность из-за нарушения условий хранения, проводится инвентаризация с целью списать испорченное и проверить остальные позиции. 

Закон прямо предписывает проводить инвентаризацию при установлении фактов хищений или порчи. Это внеплановое мероприятие, и откладывать его нельзя. Чем быстрее она пройдет, тем точнее можно оценить ущерб и принять меры.

• Чрезвычайные ситуации: стихийные бедствия, пожар, авария и другие экстремальные обстоятельства. Если в аптеке произошел пожар, затопление, авария систем охлаждения, либо она пострадала от стихийного бедствия, то после ликвидации чрезвычайной ситуации проводится инвентаризация [4]. Она необходима, чтобы оценить ущерб: какие товары уничтожены, какие повреждены, какие сохранились. По результатам составляются акты на списание уничтоженного имущества. Эти документы затем используются для страховых выплат, если имущество застраховано, или для налогового учета убытков. 

Проведение такой инвентаризации — требование законодательства и здравого смысла: например, п. 1.5 методических указаний Минфина указывает стихийные бедствия и пожары как обязательный повод для инвентаризации [4].

• Реорганизация или ликвидация предприятия. При ликвидации аптечной организации, или если аптека входит в состав юридического лица, которое ликвидируется, перед составлением ликвидационного баланса обязательно проводится полная инвентаризация имущества [4]. Аналогично, при реорганизации (слиянии, разделении, выделении предприятия) имущество пересчитывается, чтобы правильно передать его правопреемникам. Внеплановой можно считать инвентаризацию и в случае, если аптека продается новым владельцам — перед продажей обычно тоже проводят проверку товарных остатков, хотя это может происходить в рамках договоренностей между старым и новым собственником.
• Требование проверяющих органов или внутреннего аудита. Иногда поводом для внеплановой ревизии может стать предстоящая проверка контролирующего органа либо решение руководства провести внезапный внутренний аудит. Например, если известно, что скоро придет инспектор (налоговая проверка, ревизия вышестоящей организации), то руководство аптеки может организовать внеплановую инвентаризацию «на опережение», чтобы убедиться в порядке учета материальных ценностей либо быстро исправить обнаруженные нарушения. 

Также в крупных аптечных сетях может существовать практика: центральная служба внутреннего контроля может без предупреждения приехать в аптеку и провести выборочную инвентаризацию наиболее ценных или ходовых позиций, — так называемая внезапная ревизия. Персонал аптеки обязан содействовать такой проверке. Результаты внеплановых ревизий оформляются актом и направляются руководству, и по ним могут приниматься кадровые или организационные решения.

• Инициативная инвентаризация по требованию сотрудников при коллективной ответственности. Если в аптеке установлена коллективная материальная ответственность, то закон дает право членам коллектива требовать проведение внеплановой инвентаризации. В аптечной практике коллективная ответственность встречается редко, чаще заключают индивидуальные договоры с каждым, но в случае, если, например, несколько фармацевтов совместно несут ответственность за общий товар, и один подозревает другого в махинациях, он может официально запросить ревизию.

Внеплановые инвентаризации оформляются теми же документами (приказ, описи, акты), что и плановые, только основание указывается особое — приказе прописывается причина: «в связи с…». Объем внеплановой инвентаризации может быть как полным — сплошным по всей аптеке, так и частичным — по конкретному участку или виду товаров, где предполагается проблема. 

Например, при подозрении в хищении дорогих препаратов имеет смысл пересчитать именно эту группу товаров, не отвлекая силы на остальной ассортимент. Результаты внеплановых инвентаризаций также вливаются в общий учет: если нашлись расхождения, их тут же урегулируют и отражают на счетах.

Риски и ответственность при выявлении недостачи:

Инвентаризация — это не только техническая процедура учета, но и элемент внутреннего контроля, связанного с ответственностью персонала. Выявленная недостача товарно-материальных ценностей означает, что организации причинен ущерб, и встает вопрос о привлечении виновных к ответственности и возмещении этого ущерба. 

В аптеке, где оборот ценных товаров высок, риски недостач весьма ощутимы: помимо прямых финансовых потерь (стоимость утраченных лекарств), возможны санкции от контролирующих органов, ухудшение обслуживания пациентов (если пропадают лекарства, которых потом не окажется в наличии) и репутационные потери. Поэтому система ответственности работников за сохранность имущества — важная часть управления аптекой.

Материальная ответственность работников

Законодательство РФ предусматривает, что работник, по вине которого организации причинен ущерб, обязан этот ущерб возместить — ст. 238 Трудового кодекса РФ. Однако объем ответственности и порядок возмещения зависят от многих факторов. В общем случае работник несет ограниченную материальную ответственность — не более своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ), если не доказан умысел или грубая неосторожность.

Но для ряда категорий работников, работающих с товарно-материальными ценностями, допускается установление полной индивидуальной материальной ответственности. В аптеках практически все сотрудники, имеющие дело с товаром, попадают в эту категорию. Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 утверждены перечни должностей и работ, при выполнении которых может заключаться договор о полной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров [17]. 

В перечень включены заведующие и иные руководители аптечных организаций, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты. То есть практически любой фармацевтический работник, непосредственно обслуживающий товарные ценности, может, и должен, подписать с работодателем договор о полной матответственности. При приеме на работу фармацевта или провизора ему обычно предлагают такой договор, и отказ подписать его рассматривается как отказ выполнять трудовые обязанности, что согласно постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 может служить основанием для увольнения [18].

Обычно для этого издается приказ или распоряжение о взыскании ущерба, работнику предлагается добровольно компенсировать сумму или дается согласие на удержание из заработной платы. По Трудовому кодексу, если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок, работодатель может удержать ее из зарплаты работника по своему распоряжению (ст. 248 ТК РФ). 

Если же ущерб больше месячного заработка или сотрудник не согласен с взысканием, тогда вопрос решается через суд — организация предъявляет иск о возмещении материального ущерба. В суде рассмотрят обстоятельства дела: была ли вина работника, правильна ли процедура инвентаризации, заключен ли договор о матответственности и пр. Если все в порядке, суд, как правило, взыщет с работника сумму недостачи.

Следует отметить, что работник не несет ответственность за ущерб, возникший не по его вине. Поэтому так важно при инвентаризации получить письменные объяснения от материально ответственных лиц: они могут указать причины недостачи, не связанные с их действиями — например, брак поставщика, кража посторонним лицом при ограблении, форс-мажор. 

Если комиссия и руководство признают, что ущерб возник не по вине сотрудников, то материальную ответственность к ним не применяют, и убытки списываются на организацию. Также на практике нередко учитывают нормы естественной убыли: если недостача в пределах норм, то работника обычно не считают виновным — это списывается как издержки хранения.

Повышенная материальная ответственность за наркотические средства 

Как было описано в предыдущем разделе, для сотрудников, работающих с наркотическими и психотропными веществами, закон устанавливает особую норму — обязанность возместить ущерб от недостачи этих средств в кратном размере (до 100-кратного). Эта норма — исключение из общих правил трудового права, введенное специальным законом — № 3-ФЗ. По своей сути, это не столько способ возместить стоимость, ведь стоимость лекарства может быть небольшой, сколько мера наказания и предупреждения. 

Реализуется она обычно следующим образом: если выявлена недостача, комиссия расследует, подтверждает вину конкретного работника, после чего организация предъявляет ему требование возместить, например, 100 ампул недостающего препарата по стоимости каждой ампулы ×100. Если работник отказывается, вопрос также может решаться в судебном порядке, и суды удовлетворяют такие взыскания, поскольку они прямо предусмотрены законом. 

Конечно, подобные случаи редки, и обычно крупные недостачи наркотиков одновременно приводят и к увольнению, и к уголовному делу. Но сам факт наличия такой ответственности мотивирует персонал очень тщательно вести учет.

Дисциплинарная и уголовная ответственность 

Помимо обязанности возместить материальный ущерб, работники аптеки могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности, если инвентаризация выявила нарушения. 

Это регулируется ст. 81, 192 и др. Трудового кодекса. Увольнение возможно, в частности, если работник, непосредственно обслуживающий товарные ценности, совершил действия, дающие основание для утраты доверия — п. 7 ч.1 ст. 81 ТК РФ — недостача товара как раз может рассматриваться как такое действие. Поэтому значительная недостача часто ведет к увольнению материально ответственного лица, даже если он согласен все возместить.

Если же выявлены признаки преступления — хищение, растрата, умышленная порча лекарств — материалы внутреннего расследования передаются в полицию. Сотрудник, уличенный в хищении лекарственных средств, несет уголовную ответственность на общих основаниях: кража, присвоение — в зависимости от квалификации. Отдельно, как уже упомянуто, незаконные действия с наркотическими и сильнодействующими веществами подлежат уголовному наказанию (ст. 228, 229, 234 УК РФ и др.), вплоть до лишения свободы.

Ответственность организации 

Не только работники, но и сама аптечная организация несет риски. Если инвентаризация выявила недостачи, это означает, что не обеспечено сохранение ценностей, что может быть расценено как нарушение условий лицензии на фармацевтическую деятельность.

Лицензионные требования обязывают соблюдать порядок учета и хранения лекарственных средств. В случае крупных недостач или систематических расхождений контролирующие органы (Росздравнадзор) могут выдать предписание об устранении нарушений, а в тяжелых случаях — приостановить действие лицензии. 

Кроме того, для юридического лица важен правильный бухгалтерский учет: не обнаруженные вовремя недостачи ведут к искажению финансовой отчетности, что грозит штрафами по линии налоговой инспекции. Поэтому руководство аптеки крайне заинтересовано в том, чтобы инвентаризации проводились качественно, а выявленные проблемы решались.

С 2021 года в России действуют новые требования к внутреннему контролю качества и безопасности медицинской деятельности — приказ Минздрава РФ от 31.07.2020 № 785н [19]. Согласно этому приказу, каждая медицинская организация, включая аптечные учреждения, поскольку они являются частью системы обращения лекарств, должна иметь систему внутреннего контроля, одним из направлений которого является контроль за соблюдением обязательных требований к деятельности. В рамках такого внутреннего контроля проверяется и организация учета лекарственных препаратов, условия хранения, ведение документации. Регулярное проведение инвентаризаций и устранение обнаруженных нарушений — важный элемент системы внутреннего контроля в аптеке. Ответственным за организацию внутреннего контроля является руководитель медицинской организации или уполномоченное им лицо.

Резюмируем

Таким образом, инвентаризация — не формальная обязанность, а необходимый инструмент управления аптечной организацией. Она обеспечивает точность бухгалтерского учета, что требуется Федеральным законом № 402-ФЗ,  поддерживает порядок в работе аптеки и дисциплину персонала. Регулярные ревизии позволяют вовремя обнаруживать недостачи, разбираться в их причинах и принимать меры — будь то внедрение дополнительных мер безопасности, обучение сотрудников или привлечение виновных к ответственности. Именно поэтому законодатель подробно регламентирует порядок проведения инвентаризации имущества.